オンラインでの会議が一般的になってきた
オンライン会議とは、その名の通り、オンラインで会議を行うことです。コロナによってテレワークが進み、オンラインでさまざまな業務を行う必要がでてきました。
オンライン会議とテレビ会議の違い
「オンライン会議」は「テレビ会議」と混同されがちですが、両者の主な違いは接続様式と使用目的です。テレビ会議は、電話のように回線を繋いで連絡がとれます。そのため、比較的接続は安定しており、役員会議やグローバルカンファレンスなどの規模の大きい状況で使われることが一般的です。
一方でオンライン会議の通信状態は、インターネット環境に依存します。通信が不安定になるリスクもありますが、ネットのある環境ではどこからでも使用できるため、在宅ワーカーや営業職など、少人数ミーティングを想定した個人利用に向いています。
オンライン会議でよく使われるツール
オンライン会議でよく使われるツールをご紹介します。
zoom
zoomは、アメリカ発のビデオ通話ツールです。相手とメモを共有できる「ホワイトボード機能」や「画面共有機能」、さらに相手のキーボードやマウスのコントロールなど、無料版でも多くの機能を利用できます。録画機能もついているので、会議の流れを見返しながら議事録を作成するのにも重宝するでしょう。
ただし、zoomの無料版では、ホワイトボード機能のチャット履歴を残すことができません。URLや資料など通話中に共有したものは、通話終了と同時に削除されてしまうため、不便に感じる人もいるかもしれません。
他のWeb会議サービスと異なるのは、1回あたりのグループ通話時間が、40分までに限られる点です。30分程度で収まる定例会議や確認連絡であれば、手軽に導入できるでしょう。
使い方
会議を開始する前に相手にURLや会議IDを送付しておくとスムーズに会議をスタートできます。URLを送付するだけで会議の準備が完了するため、非常に便利です。
Google Hangout
Google ハングアウトは、Googleが提供しているコミュニケーションツールです。Googleアカウントさえあればすぐに使えるため、URL共有や専用IDの発行は不要。Gmailは、既に幅広い年齢層が利用しているため、追加の手続きいらずで導入しやすいといった汎用性も大きなメリットでしょう。搭載されているチャット機能では、豊富なステッカーを無料で使えるため、より親しみやすいコミュニケーションを取ることができます。
一方で、会議参加メンバーは全員、Googleアカウントを持っていることが条件になります。会議の際には、都度ログインが必要です。通話中のチャットも可能ですが、検索機能が備わっていないため、情報が蓄積されるとトラッキングすることが困難になります、URLなどを確認したい時には不便かもしれません。
Officeに含まれているTeams
Officeを使用している会社では、Teamsというアプリを使うと便利かもしれまん。インターネット回線を使ってテレビ会議ができ、画面共有などの基本的なこともできます。
オンライン会議で注意したいポイント
基本的なことですが、オンライン会議では音声が相手にきちんと届いているか、自分の周りの雑音が相手にとって煩わしくないかを確認しましょう。貴重な会話も相手に届かなければ意味がありません。オンライン会議を行う自身の環境にも気を配ってください。オンライン会議で自社のビジネスを円滑に進めていってください。
