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まだアナログ業務で消耗しているの?ITで業務効率化した事例3選

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MarcPort編集部

まだアナログ業務で消耗しているの?ITで業務効率化した事例3選

アナログ業務で時間を奪われて大変
業務効率化して残業時間を減らしたい

そんなお悩みを持つ方は多いでしょう。日本の生産年齢人口は2015年時点の7,592万人から、2060年には4,418万人まで現象すると予測されています(※)。業務効率化に向けて投資をすることは短期的な観点ではなく、中長期的な観点でも重要です。今回は業務効率化をした事例をご紹介します。

※:総務省「平成28年版 情報通信白書」

削減すべき3つのポイント

業務効率化の観点で気にすべきポイントは以下の3つです。
1.通信機器を適正なスペックにして、待ち時間(起動時間・処理時間)を削減
2.社内での情報のやりとりの手順をITツールの活用で簡素化
3.ITで仕組みを築いて社内での情報共有を一元化

1.通信機器を適正なスペックにして、待ち時間(起動時間・処理時間)を削減

パソコンや複合機、ビジネスフォン、従業員用スマートフォンなど、オフィスで日常使っている通信機器は消耗品です。時が経つにつれ処理能力が落ちます。

電源を入れてから起動するまでの時間が長い。処理速度が追いつかずに作業中に固まってしまう。

時間の感じ方は人それぞれですが、多くの従業員が「早く動かないかなぁ・・・」と思っているのであれば、その待ち時間はムダそのものです。

例えば起動に10分かかるパソコンであれば、ひと月(20営業日)に直すと200分のタイムロスとなります。同じようなパソコンを10人がそれぞれ使っているとしたら、月に合計2000分(約33時間)のロスです。

このように、チリも積もれば業務効率化に悪影響を及ぼす通信機器の性能は、早めに見直すべきです。何年前に導入したのか覚えていないような通信機器を使っているのであれば、「今の業務量に適した性能」のものに入れ替えることをおすすめします。

2.社内での情報のやりとりの手順をITツールの活用で簡素化

あなたのオフィスでは、違う部署や担当者と情報をやりとりする際に、どんなツールを使っていますか?

もしも「メール」を使っているとしたら、「社内SNS」や「電話の内線化」。これらはメールのやりとりよりもずっと直感的に情報がやりとりできるため、スピーディーに業務を進めることができます。

社内SNSとは、ビジネスの情報交換・共有用に作られたインターネット上のコミュニケーションツールです。社内SNSがメールよりも優れている点は、

・操作が直感的でITが苦手な人でも使いやすい
・画面をスクロールしていけばやりとりの履歴を簡単に確認できる
・グループでの情報共有が簡単
・タスク管理ができる

というところです。

例えばチームで同じ情報を共有したい場合を比較すると、

【メールの場合】

情報の保持者が他のメンバーに1通ずつ同じ内容のメールを送る。もしくは宛先をCC(同じ内容を複数人に送る)設定にして、情報を送りたいメンバーのメールアドレスをひとつずつ追加した後、一斉送信する。

【社内SNSの場合】

チームであらかじめグループ(情報共有の部屋)を作成。その部屋に情報を1回投稿すれば、全員に瞬時に行き渡る。

情報共有の手間やコストが全然異なるのです。

電話の仕組みをクラウド化すると、柔軟な対応が可能に

内線や保留転送などの電話の仕組みは、PBX(電話交換機)という通話を振り分ける装置を導入することで実現します。
従来は、その装置を社内に置く必要があり、導入コストと手間がかかるものでした。そして、内線通話ができるのは、「PBXが置かれている建物の中の人」に限られていました。

例えば、支社宛ての電話が間違って本社にかかってきた場合。いったん切って本社から折り返すなど、電話対応に「数分間のロス」が発生していました。

それに対して近年では、インターネット上に電話交換機を置く「クラウドPBX」が登場。PBX(電話交換機)の仕組みをインターネット上のソフトウェアにすることで、物理的な装置を購入せずとも社内内線化が簡単にできるようになりました。

クラウドPBXの便利なところは、インターネットに繋がる通信機器であればどれでも内線に使用できることです。それこそ、モバイルPCやスマートフォン、タブレットまでもが社内電話として使えます。つまり、場所を選ばず

・外線の保留から内線への転送
・代表番号からの発信
・別の拠点への内線
・営業時間外の自動音声対応

などができるようになり、電話での情報のやりとりが劇的にスムーズになります。外出先で内線に出る、手元にあるスマホから代表電話番号で電話する、別の拠点に回したい通話も切らずにすぐ回せる。電話対応がスピーディーになれば、業務効率も比例して上がっていきます。

社内SNSや電話の内線化をぜひご検討してみてください。

3.ITで仕組みを築いて社内での情報共有を一元化

ITを使った業務効率化の手段として効果が高いもう一つの方法は、「全社員での情報共有の仕組みを作ること」です。

具体的には、オフィスにファイルサーバーやルーターを設置して、必要な情報を集約させます。ファイルサーバーとは、許可されたユーザーのみが使用できるデータの共有保管庫のようなものです。ルーターは、離れた地点間での情報のやりとりを高セキュリティの状態でおこなうための、中継機の役目となります。

そこに従業員が使うパソコンやスマートフォンを無線接続できるように設定し、いつでもサーバー内の情報にアクセスできるような仕組みを作ります。

必要な情報が必要なタイミングで手に入る状況が叶えられると、例えば次のようなシーンが回避できます。

【例1】
取引先のデータを営業社員がそれぞれ自分のパソコンで保管していたとしましょう。

もちろんこの状態では、自分の担当以外の取引先の状況は把握できません。場合によっては、他の社員が担当する取引先の名前すら知らない可能性もあります。この情報管理体制のまま業務を続けていくと、

・他の担当者が受け持つ取引先からの連絡に対して、適切に対応できない
・他の担当者が受け持つ取引先の情報を預かったとしても、伝え忘れなどのケアレスミスでデータに反映されない
・情報を他の社員にUSBなどで渡すとき、時間的ロスが大きく紛失リスクも高い

などといったトラブルが想定されます。情報共有が一元化されれば

・ファイルサーバーに共有された取引先データにアクセスすれば、クライアント別にどんな対応をすればベストなのか?がすぐに分かる
・ファイルサーバーに保管されたデータを編集すれば、即座に更新内容が共有できる
・情報共有の仕組みが整っていれば、「データを渡す時間」が省かれる

ことになります。

重要な情報が個別で管理され全員が把握できていない状況を「ファイルサーバーで共有」というかたちにすれば、情報のやりとりの手数を大幅に減らすことができます。

日々の業務が、ほんの少し素早く直感的になるだけでも、長期的に見ると数百時間や数千時間のロス削減に繋がります。業務効率化で浮いた時間は、次の戦略を考える時間に使ってもいいでしょう。従業員の余暇に充て、心身のリフレッシュを促してもいいでしょう。

いずれにせよ、今までかかっていた労力をIT化で省いていけば、ビジネスの進み具合に計り知れない好影響を与えます。業務効率化で働きやすい環境を手に入れてください。

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