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Excel入力業務を楽にするたった2つの方法

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MarcPort編集部

Excel入力業務を楽にするたった2つの方法

毎日Excelを使っているが、仕事の時間が増えてばかり。
業務効率化したいが、何から手をつけたらいいのかわからない。

そんなあなたに今すぐ覚えたいExcelの使い方をご紹介します。仕事の時間を減らし、自由な時間を増やしていってください。

1.連続データはドラッグだけですばやく入力!

曜日や日付、番号など、連続するデータは「ドラッグ」だけで自動入力することができます。

例えばExcelで売上管理表を作成するとき、「1月」「2月」「3月」…と1つ1つ手入力しなくても、ドラッグだけで一気に入力できるので、表の作成もあっという間に完成です。

これだけなら、もう知ってる!という方もいるかもしれません。しかし、こんな場合はどうでしょうか?

・5日おきの日付を入力するには? ・各支店を順番に連続入力するなど、オリジナルの連続データを作るには?

ここまで知っていたら脱初心者ですね。

指定の間隔をあけて数字を増加させる方法

下図のように1つ目の数字と増やしたい数値(下図は5ずつ増やす例)をあらかじめ入力し、入力したセルを範囲選択してフィルハンドルをドラッグします。

文字の連続データの入力方法

連続入力できるものかを確認する。

連続して入力したい文字が連続データで入力できるかどうかは、Excelで確認することができます。
「これは連続データにできるかな?」「これはできないかな?」とシートを編集しながらやみくもに試していては効率が悪いので、どのような文字であれば連続データにできるのかを先に知っておくことをおすすめします。

1.≪ファイル≫タブをクリック
2.「オプション」をクリック
3.「詳細設定」をクリック
4.「ユーザー設定リストの編集」をクリック
5.ユーザー設定リストの中にある文字が、連続データとして扱うことのできる文字です。

オリジナルの連続データを入力する方法

例えば「A」と入力してドラッグしたらA,B,C,D・・・ 「北海道」と入力してドラッグしたら北海道、青森…というように、既定の設定にはないオリジナルの連続データを作成することができます。

1.ユーザー設定リストの項目内にある、連続データにしたい内容を一つずつ改行で区切りながら入力
2.「追加」をクリック
3.「OK」をクリック

これでリストに追加した内容を連続データとして扱うことができるようになります。

2.「選ぶだけ」だから入力ミスが激減!リスト入力

入力が速くなるだけでなく、入力ミスが激減する…そんな素晴らしい機能が入力規則の「リスト」です。入力ミスが発生しない理由はズバリ、入力しないから!リストの項目を「選択するだけ」で入力できるのです。

例えば注文書のように、相手に入力してもらうファイルにリストを設定しておけば、「入力が簡単!」と喜ばれるだけでなく、速い!親切!正確!と三拍子揃った資料を作ることができますよ。

リスト機能について

例えば、顧客IDや名称、商品IDや名称のように、ルーチンワークで頻繁に入力する機会の多い情報をわざわざ入力していては、手間と時間を要する上に、入力ミスの発生原因になります。

Excelの「入力規則」を使って、予め入力しておいたリストから選択するように設定しておけば、素早く、正確なデータ入力が可能になります。

リストの設定方法

1.リストを設定したい範囲を選択する
2.「データ」タブをクリックして切り替える
3.「データの入力規則」⇒「データの入力規則」をクリック
※「データの入力規則」ダイアログボックスが表示される
4.入力値の種類を「リスト」に設定
5.「ドロップダウンリストから選択する」にチェックを入れる
6.元の値にリストに使用する範囲を指定する
7.「OK」をクリック

リストを設定したセルの右側の▼をクリックすると右図のようにリストの内容がプルダウンで表示されるので、入力したい内容を選択する

実はこんな機能もあります

他にも「入力規則」には仕事の効率化に効く機能が搭載されています。地味な機能ですが、作業の能率や確実性に大きく影響する場合もあるので、スキルチェックできるようにしておきましょう。

エラーメッセージの表示

あらかじめ指定した条件に合わない内容を入力しようとするとエラーメッセージが表示されるように設定することができます。こうしておけば、人間が入力する箇所でもデータの入力ミスが起こりにくくなります。

「日本語入力」コントロール

例えば、数量のように「半角英数で入力する」ことが決まっているようなセルに対しては、セルを選択(アクティブに)した時に、自動で入力モードが切り替わるようにしておき、切り替えの手間を省くことができます。

今回ご紹介した連続データ入力と、リスト入力をマスターすれば、かなりの作業が楽になります。これであなたもExcel脱初心者です!これを機にExcelをどんどんマスターしてください。

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